会议室使用管理制度

发布者:江天森发布时间:2017-12-01浏览次数:131

一、会议室使用细则

1、会议室由办公室负责管理、使用登记与调度等相关事宜,未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

2、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突,相关人员(部门)使用会议室,需提在协同办公系统中填写<会议室等场所使用申请单>,以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时,要及时向办公室提出申请并在会后进行补办相关登记。

   3、各部门(学院)申请使用会议室时,需明确使用时间、参加会议人数等,如有需办公室协办的事项请提前注明,办公室可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。如需使用会议室的设备,应提前向办公室说明,以便提前准备,确保会议顺利进行。

   4、如遇会议之间发生冲突,要坚持局部服从整体的原则,学校会议优先于各部门(学院)的会议活动,各部门(学院)的会议活动之间应本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

   5、使用会议室的部门,必须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。用后应及时整理:检查安全(电源),关闭投影仪、音响等设备,关好窗、空调,锁好门。

   6、开会期间,请爱惜会议室的设备及物品,自觉保持卫生,禁止吸烟,禁止乱扔纸屑和张贴各类宣传海报等,尽量保持室内清洁。

   7、会议结束后,使用人员(部门)应进行必要的检查,关闭会议室内各种电器设备的电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗。相关人员应及时整理会议场地,如发现设备故障或公务损坏要及时报至办公室,及时维修,确保其他会议的准时进行。安全责任人为申请者所属部门(学院)负责人。

   8、与会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏赔偿,任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

   9、日常卫生由物业保洁人员每天早晨负责打扫。会议室活动结束后,由保洁人员对会议室进行清扫和整理,将移动的桌椅及时放回原位(必要时请相关部门协助搬运),以方便其他部门使用。

  10、当组织活动或培训时,由活动的组织者临时负责会议室卫生及设备安全。任课教师使用会议室,要安排学生会后打扫会议室。

二、本规定由办公室制定,经审批后自颁布之日起执行。最终解释权归办公室所有。