公文处理规范

发布者:江天森发布时间:2017-12-01浏览次数:120

一、收文办理

(一)收文办理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

(二)签收。公文由学院办公室统一签收。

(三)登记。学院收文由学院办公室统一分类并登记。各部门收到的需办理的公文,应交学院办公室登记。各部门交由学院办公室办理的公文,除有纸质文档外,还须有电子文档。未经学院办公室登记的公文,学院办公室不予按程序运转。

(四)拟办、批办。经学院办公室登记的公文,由学院办公室提出拟办意见并交有关部门办理。需两个以上部门办理的,应当明确主办部门。需学院领导阅批的公文,由学院办公室登记并填写“文件传阅批办单”,提出拟办意见后分转学院负责人批示或交有关部门办理。

(五)承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理。紧急公文应当按时限要求办理。确有困难的,应当及时说明情况。对不属于本部门职权范围的,应当及时退回学院办公室并说明理由。需两个以上部门办理的公文,主办部门应主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人应出面协调,如仍不能取得一致,可报请学院领导协调或裁定。

(六)催办。送学院领导批示或交有关部门办理的公文,由学院办公室负责催办。

(七)立卷、归档、销毁。按学院办公室制定的有关规定执行。

二、发文办理

(一)发文办理主要包括拟稿、核稿、会签、签发、登记、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档、销毁等程序。

1、学院各处室、系、部、院之间可以相互行文和向下一级所属的相关业务科室行文;除学院办公室外,其他部门不得对外正式行文。

2、公文要贯彻党政分开的原则,不得以学院或学院办公室的名义向党的组织作指导,交任务,也不得以学院办公室名义向上级政府机关写请示、报告。

(二)拟稿。按照工作职责,由各部门分工负责。草拟公文应当做到:

1、符合国家法律、法规及其他有关规定,如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

2、情况确实,观点明确,结构严谨,条理清楚,表达准确,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

3、拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

4、公文如有保密内容,需要正确标明密级。

5、公文标题应准确简要概括公文的主要内容。标题一般包括发文部门名称、事由和公文种类。公文的文种应当根据行文的目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。我院公文种类主要包括决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

6、主送机关、抄送机关要明确,符合规范。请示一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应用抄送形式,但不得抄送下级机关。

本院公文一般不得越级行文。如需越级行文,上报时要抄送被越过的上级机关。

7、公文结构层次序数,第一层为“一”、第二层“()”、第三层为“1、第四层为“(1)”。

8、公文用词应准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号,引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

9、公文内使用非标准化简称,应当先用全称并在括号内注明“以下简称××”,使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时在括号内注明准确的中文译名。

10、公文中的数字,除成为日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

11、公文应当使用国家法定计量单位。

12、公文如有附件,应在正文之后,印章和成文日期之前注明附件顺序和名称。附件一般与正文一起装订。

13、公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

14、成文时间以领导签发日期为准;联合行文,以最后签发领导签发日期为准,电报以发出日期为准。

  

公文处理规范(二)

15、上报的公文应标明主题词。

16、起草公文的依据、重要参考资料及有关说明材料应附在文稿之后。

17、请示应当做到一文一事,报告中不得夹带请示事项。

18、拟稿需使用学院统一拟稿纸。对拟稿纸中的栏目应逐项填写清楚。草拟、修改、签批公文,不得使用圆珠笔、铅笔和红色、纯蓝色墨水。拟稿纸上必须包含公文正文内容,正文应有打印稿和电子稿。

19、为提高办事效率,各部门交给学院办公室的公文文稿,须同时具有打印稿和电子稿。

(三)核稿。草拟好的公文,承办部门负责人应认真审核并签字,然后送学院办公室核稿。

核稿的重点是:

1、是否需要行文,以什么名义发文。

2、公文内容是否符合国家法律、法规以及党和政府的方针政策,与现行规定有无矛盾,公文是否存在前后矛盾现象。

3、政策措施是否明确、具体,切实可行,是否有笼统含糊,模棱两可、难以理解及执行的情况。

4、涉及其他部门的问题是否协商一致。

5、是否需要提请会议讨论。

6、文字表达是否准确、简练、通顺。

7、文种、格式、发文范围、密级划分、紧急程度、主题词是否恰当,是否符合行文规则。

未按发文程序办理的公文,学院办公室不予核稿。

(四)会签

公文内容如涉及其他部门,主办部门应主动与有关部门协商、会签;如主办部门有困难或者未能形成统一的会签意见,应在核稿栏中注明,由学院办公室负责组织有关领导、部门会签。

(五)签发

1、凡以学院党委或学院名义发文,学院办公室负责送交主管领导进行审定签发。签发后的公文,未经签发人同意,不得更改。签发人如对文稿提出修改意见,改动较大而需重新拟稿的,由报送部门取回,重新报送。

2、以部门名义对内的下行文或平行文,由分管院领导或由本部门负责人签发。使用本部门发文编号,并加盖部门印章,发文程序参照本规定中的要求完成。

3、以学院党委、学院名义发出的业务性公文,应由部门负责人核稿,学院办公室主任审核,呈送院领导签发;综合性的重要文件,应先经党委会或院长办公会同意,由院党委书记或院长签发。

(六)登记。公文签发后须由学院办公室统一登记编号。未经学院办公室核稿的公文,学院办公室不予登记编号。

(七)缮印、校对。公文由学院办公室统一缮印,各办文部门负责校对。

公文在学院领导签发后,正式印制前,学院办公室文秘人员应对文稿进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

打印稿由报送部门校对,校对无误后,校对人在“发文稿纸”校对栏中签字。

(八)用印。以学院党委或学院名义发文,分别加盖学院党委或学院印章。以部门名义发文,按规定加盖部门印章。原稿未经签发的公文除特殊情况经相关领导同意外不得用印。

(九)封发。公文由主办部门负责封发。学院办公室留两份正式公文存档,其中一份需附有拟稿纸的原始文稿。

(十)立卷、归档、销毁。公文办理结束后,应根据有关规定及时将公文底稿、正本和有关材料整理保存并按学院办公室有关规定立卷、归档、销毁。